Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Politikası
1.GİRİŞ
1.1 Amaç
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası , şirketimiz tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Kurumumuz, Kurum çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, kurumumuz bünyesinde verisi bulunan müşteri, çalışan, çalışan adayı ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, şirketimiz tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
1.2 Kapsam
Kurum çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, kurumumuz verisi bulunan müşteri, çalışan, çalışan adayı ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin bu Politika kapsamında olup Kurumun sahip olduğu ya da Kurumca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar
Alıcı Grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme :
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette
kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle
ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan :Şirket personeli.
EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Elektronik Ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
Hizmet Sağlayıcı : Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.
İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili Kullanıcı :
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden
sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu
organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat
doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı :
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt
sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen
kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Veri İşleme Envanteri :
Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte
oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri
işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu
kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin
işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere
aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan
tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
Kişisel Verilerin İşlenmesi :
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir
veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla
elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi,
yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde
edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının
engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Özel Nitelikli Kişisel Veri :
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini,
mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da
sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik
tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha :
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının
ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha
politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen
gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika :
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası Veri İşleyen : Veri
sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel
verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sorumlusu :
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri
kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya
tüzel kişi.
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi :
Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer
işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık
tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.
VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
Yönetmelik :
28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin
Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında
Yönetmelik.
2.KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler elektronik ortam ve elektronik olmayan ortam olarak 2 şekilde tutulmaktadır.
2.1 Elektronik Ortam
Ofis programları, çıkarılabilir bellek, ofis bilgisayarları, ofis mobil cihazları, yazıcı, fotokopi makinası, kurumun web sitesi, kurumun sosyal medya hesapları
2.2 Elektronik Olmaya Ortamlar
Kağıt, manuel kayıt sistemleri, yazılı basılı görsel ortamlar
3.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Kurumumuz
tarafından Kurum çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları,
kurumumuz bünyesinde verisi bulunan müşteri, çalışan, çalışan adayı ve
diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin Kanuna uygun olarak saklanır
ve imha edilir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
3.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Buna göre, Kurumumuz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
3.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
· 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
· 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
· 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
· 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
· 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
· 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu,
· 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
· 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
· 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
· 4857 sayılı İş Kanunu,
· 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
· 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
· İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
· Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
· Karayolları Trafik Kanunu
· Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
3.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Kurum, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
· İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
· Kurumsal iletişimi sağlamak.
· Kurum güvenliğini sağlamak,
· Eğitim-öğretim faaliyetlerini düzenlemek
· İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
·
VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri
sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını
tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi
halinde güncellemek.
· Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
· Kurum ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
· Yasal raporlamalar yapmak.
· İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.
3.2 İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
- İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
· İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
· Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
· Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
· Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
· Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
durumlarında, Kurum tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
4.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Kurum tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.
4.1 Teknik Tedbirler
Kurum tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
- Kurum, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
- Özel
nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara (özel
nitelikli kişisel veri işlenmesi halinde) yönelik özel nitelikli kişisel
veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri
yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri
tanımlanmıştır.
· Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
·Kişisel verilerinizin güvenliği hususunda manuel olarak tutulan kişisel verileriniz yetkilendirilmiş kişiler haricinde erişilmez bir şekilde kilitli dolaplarda saklanmakta ve bulunduğu oda 24 saat kamera ile izlenmektedir.
·Elektronik ortamda tutulan kişisel veriler için ise şifreleme yöntemi ile güvenlik önlemleri alınmaktadır.
5.2 İdari Tedbirler
Kurum tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
·
Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin
hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka
aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının
sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri ve mevzuat hakkında
eğitimler verilmektedir.
· Kurum tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
· Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
· Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
· Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
· Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.
5.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Kurum tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
- Sunucularda
kişisel verinin işlenmesi halinde saklanmasını gerektiren süre sona
erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim
yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
·Elektronik ortamda kişisel veri bulunması halinde kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir
·Fiziksel ortamda manuel olarak tutulan kişisel veriler saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi tarafından (bu yönetici şirket müdürü tarafından atanır.) diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.